Müxtəlif qovluqlar və təsnifçilər uzun müddət yalnız ofisin deyil, həm də ev mühitinin bir hissəsinə çevrilmişdir. Həqiqətən, bu sənədlərin tematik paylanması ilə yanaşı saxlamağın da çox rahat bir yoludur. Ancaq çoxlu qovluq olduqda, iş yerində paylanması problemi yaranır.
Zəruri
- - qovluqlar;
- - kağız qablar;
- - stikerlər;
- - qutular;
- - qələm.
Təlimat
Addım 1
Qovluqların məzmununu anlayın. Müəyyən bir sənəd tapmağı asanlaşdırmaq üçün bəzi ümumi prinsiplərə əsasən təşkil edilməlidir. Məsələn, tələbələr hər mövzu üçün bir qovluq təyin etməlidirlər. İşləyən bir insan fəaliyyət sahəsinə görə paylaya bilər, həmçinin xüsusilə vacib və ya təcili sənədlər üçün iki və ya üç qovluq ayıra bilər. Bir təsnifat sistemi seçərək, bütün sənədləri sistemə uyğun olaraq düzəldin və içərisində saxladıqları bir qeyd olan qovluqlara yapışdırın.
Addım 2
Nəticədə çıxan qovluqların ən yaxşı şəkildə necə təşkil ediləcəyini müəyyənləşdirin. Böyük və dayanıqlıdırlarsa, onları mövzuya görə rəfdə düzəldə bilərsiniz. İncə və çevik qovluqlar ən yaxşı şəkildə yatay olaraq saxlanılır. Bununla birlikdə, böyük yığınların istifadəsi əlverişsizdir, buna görə də onları bir dəfəyə kağız qablarına yığın. Bunu edərkən, məlumat axtarışını asanlaşdırmaq üçün tematik təsnifata da baxın.
Addım 3
Rəfdə oturmaq üçün nazik qovluqlara ehtiyacınız varsa, bölücüdən istifadə edin. Ya rəfin bir hissəsini digərindən ayıran bir bölmə şəklində, ya da kağızlar üçün şaquli bir açıq tepsi şəklində ola bilər. Beləliklə, bir qovluğu rəfdən çıxardığınız zaman, qalanları düşməyə başlamaz və qarışıqlıq olmayacaqdır.
Addım 4
Bir şirkət arxivində saxlama təşkili kimi çox sayda qovluq üçün raflarda bir saxlama sistemindən istifadə edin. Beləliklə, sənədlər dövlət depozitlərində saxlanılır. Eyni zamanda qovluqlar raflarda quraşdırılmış xüsusi qutularda saxlanılır. Bu qutuların özəlliyi ondan ibarətdir ki, yuxarıdan açılmır, lazım olan qovluğu əldə etməyə imkan verən yan tərəfdən. Bütün ağır konteyner rəfdən çıxarılmadan. Eyni yan örtükdə, saxlama hissəsinin içərisində hansı sənədlərin olduğu barədə bir məlumat olan bir stiker yapışdırmaq mantiqidir.
