Hər hansı bir təşkilatın fəaliyyəti sənədlərlə işləməyi əhatə edir. Bəziləri zamanla aktuallığını itirir və işdə istifadə olunmur. Gərəksiz kağızlardan qurtulmaq üçün ümumiyyətlə məhv olurlar. Sənədlərin məhv edilməsi ofis işində müəyyən edilmiş qaydalara uyğun olaraq həyata keçirilməlidir.
Zəruri
- - məhv aktı;
- - sənədlərin məhv edilməsi üçün texniki vasitələr.
Təlimat
Addım 1
Sənədlərin məhv edilməsi prosedurunu yoxlayın. Həm kağız sənədlərə, həm də elektron formada hazırlanan sənədlərə aiddir. Ümumiyyətlə praktik dəyərini itirmiş və saxlama müddəti bitmiş sənədlər məhv edilir. Bu, ilk növbədə kadr və mühasibat sənədlərinə aiddir.
Addım 2
Sənədlərin dəyərinin araşdırılması. Bunun nəticəsi, artıq saxlanmaya tabe olmayan sənədlərin ayrılması və məhv edilməsi üçün hazırlanması barədə bir akt olmalıdır. Sənədlərin saxlanılma müddəti təşkilatınızın sənədlərinin mövcud nomenklaturası ilə müəyyən edilir. Bəzi hallarda, şərtlər federal qanunlara, hökumət qərarlarına, departament və ya standart sənəd siyahılarına uyğun olaraq təyin edilir.
Addım 3
Hər bir başlıq qrupunun qarşısına struktur bölmənin adını yazaraq sənədlərin məhv edilməsi üçün akt tərtib edin. Bənzər halları ümumi iş sayını göstərən bir ümumi başlıq altında akta daxil edin. Akt sənədlərin dəyərinin araşdırılmasında iştirak edən təşkilatın əməkdaşı tərəfindən imzalanmalıdır. Bundan sonra akt rəhbər tərəfindən təsdiqlənir.
Addım 4
Bir səhifə görünüşündən istifadə edərək məhv edilməsi üçün halları seçin. Bu, təsadüfən fayla düşmüş zəruri sənədi qaçırmamağınıza imkan verəcəkdir. Hər hansı bir material uzun müddət saxlama yerindədirsə, sənədlərin aktuallığını müəyyənləşdirmək üçün seçilmiş şəkildə sürüşdürülə bilər.
Addım 5
Akta daxil edilmiş sənədlərin məhv edilmə üsulunu seçin. Bunlar yandırıla bilər və ya bu məqsədlə bir kağız parçalayıcıda istifadə edilə bilər. Bəzən məhv ediləcək materiallar qəbul sertifikatı və müvafiq hesab-faktura ilə prosedur tərtib edərək ixtisaslaşdırılmış bir müəssisəyə atılır. Sonuncu metod ən çox sənədləşmə həcmi əhəmiyyətli olduqda istifadə olunur. Məxfiliyi təmin etmək üçün işlərin köçürülməsi və məhv edilməsi ümumiyyətlə təşkilatın işçisinin nəzarəti altında həyata keçirilir.
