Mülkiyyət formasından asılı olmayaraq hər hansı bir müəssisə və ya təşkilatın fəaliyyəti sənəd dövriyyəsi olmadan mümkün deyil, bu da bu fəaliyyətin təsdiqidir. Sənəd dövriyyəsinin birləşdirilməsi hələ ötən əsrin 79-cu illərində həyata keçirilmişdi, lakin o zaman yaradılan standartlar kiçik dəyişiklik və əlavələrlə bu gün də qüvvədədir.
Təlimat
Addım 1
Təşkilatın fəaliyyətini dəstəkləmək üçün tələb olunan vahid sənəd idarəetmə sistemi üç növ sənəddən ibarətdir:
- təşkilati;
- inzibati;
- məlumat və arayış.
Sonuncu sənəd növü ilk ikisinə münasibətdə köməkçi olur və onlardan fərqli olaraq icrası məcburi deyildir. Bunlarda həm idarəetmə qərarları qəbul etmək, həm də düzgün başa düşülməsi və həyata keçirilməsi üçün lazım olan hər hansı bir xüsusi xidmət məlumatı vardır.
Addım 2
Arayış sənədlərinə aşağıdakılar daxildir: iş bülletenləri; teleqramlar və telefon mesajları; xidmət, hesabat və izahlı qeydlər; xülasələr, icmallar və məlumat hesabatları, aktlar. Bu sənədlərin məzmunu yalnız nəzərə alına bilər və ya bu məlumatlara əsaslanan hərəkətə səbəb ola bilər. Bu, iş axınının vacib bir hissəsidir, onsuz hər hansı bir istehsal prosesini təşkil etmək mümkün deyil.
Addım 3
Müəyyən bir məlumat və istinad sənədləri haqqında danışırıqsa, bunların əksəriyyəti, bir qayda olaraq, müəlliflərin cavabdehin diqqətinə bəzi faktlar, mallar, gələcək hadisələr və ya fəaliyyət haqqında məlumat verdikləri məlumat məktublarıdır. Həm təşəbbüskar ola bilərlər, həm də ən yüksək idarəetmə səviyyəsinə sahib olan ana təşkilatlardan verilən tapşırıqların icrası barədə hesabat şəklində yazılanlar. Özünü motivasiya edən satış məktubları məlumat və istinad sənədlərinə də aiddir.
Addım 4
Xülasə, icmal və ya məlumat qeydi - qısa bir xülasənin təqdim oluna biləcəyi eyni tip bəzi faktların, şeylərin və ya hadisələrin təsvirini ehtiva edən sənədlər, lakin bu tələb məcburi deyil. Adi sertifikatlar maraqlı tərəflərin və ya şəxslərin istəyi ilə hazırlana bilər və hər hansı bir faktı təsdiqləyən sənəd rolunu oynayır. Bunlar, məsələn, əmək haqqı sertifikatları, ailə tərkibi, iş və ya təhsil yeri və s.
Addım 5
Xidmət qeydləri ümumiyyətlə birbaşa istehsaldan asılı olmayan şöbələr arasında məlumat mübadiləsi kimi istifadə olunur. Növbətçi bilməli olduğu faktlar barədə məlumat vermək üçün hesabatlar dərhal rəhbərə yazılır. İzahat ifadələri əmək intizamının pozulması hallarında istifadə olunur, əməllərini izah etmək üçün pozucuların özləri tərəfindən yazılır. Müəyyən bir faktı təsdiqləyən aktlar toplu şəkildə tərtib edilir və yoxlama və ya aksiyada ən azı 3 iştirakçı tərəfindən imzalanır.
