Təcili olaraq işarələnmiş bir faks - müdirə daha sürətli verin, qutunu dolduran elektron poçtlar sökülməlidir, poçtalyon tərəfindən gətirilən bir yığın məktub və bir neçə bağlama təcili olaraq şöbələrə “səpələnməlidir” və işçi tətil müraciəti yazdı. Burada həm reklamlar, həm də vacib mühasibat sənədləri var. Katibin işi çətindir! Təşkilatın və karyeranızın taleyinin bundan asılı olduğu məlum olduğu üçün bir "kağız parçası" itirməyə dəyər. Həmişə bu və ya digər sənədi tapa bilmək üçün yazışmaları düzgün qaydada qeyd etməyi bacarmalısınız.
Zəruri
- Gələn yazışma qeydləri,
- gedən poçt qeydləri,
- 96 vərəq həcmli dəftərlər,
- təşkilat formaları,
- qovluqlar.
Təlimat
Addım 1
Bütün daxil olan və gedən yazışmaları, üstəlik qəbul və ya göndərmə günü qeyd etməlisiniz. Hər növ yazışmalar qeydiyyata alınır: poçt göndərişləri, elektron poçtlar, fakslar, şəxsən mesajın əlinə çatdırılır. Mühüm e-poçtlar (daxil olan və gələn) digər yazışmalarla eyni şəkildə çap olunmalı və qeyd edilməlidir. Bundan əlavə daxili yazışmaları qeyd etmək lazımdır: notlar, xidmət sənədləri, izahlı qeydlər, ifadələr, şikayətlər.
Addım 2
Yazışmaları qeyd etmək üçün xüsusi qeyd jurnallarını aparın. Müəyyən bir növün yazışmalarının həcmindən asılı olaraq, gələn və gedən yazışmaların ümumi jurnallarını yarada və ya əlavə olaraq növlərinə görə bölüşə bilərsiniz. Məsələn, gələn və gedən e-poçtları qeyd etmək üçün bir jurnal hazırlayın. Yazışmaların həcmindən asılı olmayaraq, gələn və gedən faksların qeydiyyatı üçün ayrıca bir jurnal yaratmaq rahatdır.
Addım 3
Mətbəədə çap olunmuş yazışmaların qeydiyyatı üçün xüsusi bir jurnalınız yoxdursa, adi bir dəftəri götürün və yaydırın. Gələn məktublar jurnalında elektrondan faksa qədər bütün növ mesajlar üçün ümumi bir jurnalınız varsa, mesajın nömrəsini, qəbul tarixini, habelə yazışmaların növünü göstərin. Ayrı bir sütunda məktubun məzmununu qısaca təsvir edin. Növbəti sütunda rəhbərin qətnaməsini və məktubun icraya təhvil verildiyi şəxsin adını yazın. Təcrübədə, məsələ müəyyən bir şəxs tərəfindən idarə olunursa, bir çox məktub menecerə çatmır, ancaq dərhal ifaçıya ötürülür, buna görə bu sütunu böyük etməməlisiniz. Sənəd aldığını bildirən bir ifaçının soyadı altında və ya yanında bir imza üçün bir yer buraxmaq məsləhətdir. Əgər rəhbər sənəd katibinə sənədin "icrasına" nəzarət etməyi tapşırıbsa, ayrıca sütuna qırmızı mürəkkəblə ("K" hərfi və ya "nəzarət" sözü) nəzarət haqqında qeyd qoyulur. Bu sənədlə əlaqəli sifarişin icrasını tamamladıqdan sonra icraya bir işarə qoyun, həmçinin "işə" məktubun köçürülməsi (işin nömrəsini və quruluş tarixini göstərin).
Addım 4
Yazış qeydləri bütün gedən mesajlar üçün də lazımdır. Giden məktublar jurnalında, daxil olan yazışmalar jurnalından daha az sütun var. Gələn məktublar reyestrində olduğu kimi, gedən məktublar reyestrində məktubun seriya nömrəsi olan bir sütun, yalnız göndərildiyi tarix yazılmış bir yazı yazılmalıdır (lazım gələrsə), mesajın xülasəsi, sənədin (məktubun) müəllifinin soyadı, habelə mesajın surətinin verildiyi işin nömrəsi olan sütun.
Addım 5
Xüsusi bir şəkildə, poçtla göndərdiyiniz yazışmaları qeyd etməlisiniz. Poçtla göndərilən məktubların qeydiyyatı təşkilatın blankında aparılır. Bir dəfəyə 7-10 məktub göndərmək daha yaxşıdır. Əllə və ya kompüterdə, formada, poçtla göndərilən hər bir məktub üçün göndərilmə tarixini aşağıya yazın, qeydin seriya nömrəsini, təşkilatın adını, yerini göstərin (yalnız şəhəri və ya bölgə). Sağda bir az yer qoyun. Burada, poçtda bir çek aldıqdan sonra poçt nömrələrini daxil etməlisiniz (ümumiyyətlə 6-8 rəqəm). Hər bir göndərmə üçün təşkilatın adının altına göndəriləcək sənədlərin nömrələrini və tarixlərini və ya onların müəyyən edilməsinə imkan verən digər məlumatları yazın. Poçt şöbəsində bu siyahı poçt möhürü ilə təsdiqlənir. Ayrı bir qovluğa və ya gedən mesajların saxlandığı qovluğa yaza bilərsiniz.
Addım 6
Hər bir daxili yazışma növünü qeyd etmək üçün ayrıca bir jurnal tələb olunur. Hər jurnalda sənədin nömrəsini, tarixini, müəllifin soyadını, xülasəsini, rəhbərin qərarını, icraçının soyadını, nəzarət markasını, habelə işin nömrəsini göstərin.
