Qətnamə (Latın qətnaməsindən - qərar) rəsmi sənəddə rəhbər tərəfindən hazırlanan və bu sənəddə göstərilən hər hansı bir məsələ ilə bağlı qərarını ehtiva edən bir yazıdır. Nəzəri olaraq, icraçılara tabe olan hər hansı bir məmur tərəfindən qərar qəbul edilə bilər. Təcrübədə qətnamələr ümumiyyətlə qərarlar əsasında yalnız təşkilatın yüksək vəzifəli şəxsləri tərəfindən verilir.
Təlimat
Addım 1
Əksər icra başçıları qərarları özlərinə uyğun şəkildə yazmağı üstün tutsalar da, sənədlərin necə hazırlandığını və buna görə də onlara qətnamələrin yazılmasını aydın şəkildə tənzimləyən bir sıra rəsmi qaydalar mövcuddur. Təşkilatınızın bütün sənədlərinin müəyyən olunmuş standartlara uyğun olmasını istəyirsinizsə, qətnamələrin nə qədər qısa olmasına baxmayaraq yazılmasına diqqət yetirin.
Addım 2
Hər şeydən əvvəl, qətnamənin həmişə menecerə ünvanlanan hər hansı bir sənədin üzərinə qoyulduğunu unutmayın. Bu bir açıqlama, müraciət, məktub və ya not ola bilər. Özünüz liderisinizsə və müəyyən bir məsələ ilə bağlı qərar verirsinizsə, bu sorğunu ehtiva edən eyni formada bir qətnamə şəklində göstərilməlidir.
Addım 3
Bir qərar verdikdən sonra onu mümkün qədər qısaca, lakin ifaçı üçün başa düşüləcək bir şəkildə tərtib edin. Hər hansı bir qətnamə, əslində, müəyyən bir vəziyyətdə necə hərəkət etməli olduğuna dair icraçıya bir təlimat olduğundan. Qətnamənizi sənədin sol üst hissəsində, blanklarda daha çox yer olduğu yerə yazın.
Addım 4
Təlimatınızı qısaca deyəndə cari tarixi və imzanı əlavə etdiyinizdən əmin olun. Bu məlumatlar katiblərin təşkilat üçün müvafiq sifariş hazırlaması üçün lazımdır. Məsələn, qarşınızda istefa ərizəniz varsa, “filankəs tarixdən çıxarın”, sonra tarix və imzanı yazın.
Addım 5
Sifarişinizə ümumiyyətlə işçiləri tabe etməmək üçün deyil, müəyyən bir ifaçıya müraciət edirsinizsə, adını və soyadını, habelə hansı işləri görməsini göstərdiyinizə əmin olun. Məsələn, araşdırmaq üçün hansısa şöbəyə sənəd göndərirsinizsə, yazın: "Öyrənmək və qərar qəbul etmək üçün filan şöbənin rəhbərinə, tam adı".
Addım 6
Kağızın yuxarı hissəsində kifayət qədər boş yer yoxdursa, qətnaməni mətnin sol tərəfinin və ya alt tərəfinin üstünə qoyun. Hər halda, istiqamətinizi asanlıqla silinə bilən bir qələm deyil, asanlıqla oxunan, anlaşılan və qələmlə yazıldığından əmin olun.
